司会進行役の働きは会議全体を大きく左右します。司会進行役の役割は、「�@出席メンバー全員の意見を引き出し、�A議論を活発化させ、�B結論へと導く」ことです（図）。会議は出席メンバー全員で創り上げるものですから、司会進行役が一人で会議を引っ張っていかなければならないということではありません。限られた時間内に出席メンバーがもっている情報、知識、経験、思考を十分に引き出してかけあわせ、議論が脱線しそうになった時には軌道修正を行い、メンバーの総意である結論へたどりつく支援をするスキルが求められます。

�@ 出席メンバー全員の意見を引き出す

1. 誰もが発言しやすい議論しやすい「場」を作る
　「自由に自主的に発言してください」と言うよりも、自由に自主的に発言できる場になるための具体的なルールを決めて周知しましょう。

2. 議題は事前に確認し「誰がどこで発言するか」をイメージし働きかける
　出席メンバーは事前に前回の議事録を確認するとともに、会議の1 週間前には議題を明記した会議開催通知を出席メンバーに配布し、各自が会議への準備をしておくことをルールとして周知します。同時に、司会進行役は「どこで誰が発言するか」をイメージします。
　議題と出席メンバーを見渡せば、「議題�@では、Ａさんがいつもの『○○…』という持論を主張しそうだな。議題�@については、この前Ｂさんが言っていた『△△…』という考えについて皆で検討するといいように思うが、Ｂさんは会議の場で自分から手を挙げてＡさんの発言に異論を唱えるようなことはしないだろうな…」など、ある程度は展開が予想できるのではないでしょうか。
　こうしたイメージをもとに、Ｂさんには「この前Ｂさんが言っていた『△△…』という意見、議題�@の中で皆で検討できるととてもよいと思うので、ぜひ発言してほしい」と事前に伝えておきます。そのうえで、Ｂさんが自主的に発言するのが理想的ですが、手が挙がらない場合は司会進行役が「Ｂさんの部署ではどうですか？」、「Ｂさんはどのように考えますか？」と指名し、意見を述べてもらいます。

3. 到達点を明確にし、意見の引き出し方を工夫する
　例えば、新しい事業やイベントを検討、決定する場合、ブレインストーミングを用いて実現の可否にこだわらない奇想天外なアイディアをできるだけ多く出すことにより斬新な結論を創出できます。しかし、議論の第一段階では「できるだけ多くの自由な意見」を必要としますが、最終決定段階では「それまでの議論を踏まえた意見」を引き出さなくてはなりません。司会進行役は前回の決定事項、継続審議事項を整理し、今、議論がどの段階にあるのか、今日の会議では何をどこまで決めるのかを把握して、出席メンバーに提示することにより、議論に必要な意見を引き出せるように働きかけます。

　次回は、�A議論を活性化させる、�B結論へと導くスキルについて述べます。

※　この記事は月刊誌「ＷＡＭ」平成２７年７月号に掲載したものです。
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