今回から、福祉・介護の職場でよく行われているいくつかの会議を取り上げ、それぞれにありがちな問題点と改善のポイントについて述べていきます。１回目は職員会議です。

「全員集合の職員会議」の問題点

　ここで取り上げる職員会議とは「すべての正職員が集まる会議」を指します。入所施設では全職員が集まることはほぼ不可能ですので、可能な限り出席という形になっているでしょう。開催頻度や所要時間は、施設の規模により差がありますが、月に1 回、1 時間程度で開催、内容は法人の方針や全体に関する決定事項、人事に関する報告、各部門からの報告などの報告・連絡が中心となっているケースが多いようです。

　第２回目でも述べたように、「組織の理念を浸透させること」は会議の重要な役割です。しかし、正職員を一堂に集めることで現場の業務は滞りがちになり、所要時間が長くなればなるほど負担感も大きくなります。また、参加者数が多くなればなるほど当事者意識は薄くなり、ぼんやりと座っているだけのメンバーが多くなりがちです。現場の主要戦力である正職員を集め時間を費やすのですから、コストパフォーマンスを意識し、「組織全体の方針、重要事項を伝達し、理念を浸透させる」という目的を果たすための工夫が必要です。

「全職員に必ず伝えたい事」を確実に伝える

　例えば、「事業計画」は法人の理念を具現化したものであり、法人の方向性や施設の本年度の重点的な取り組みなど、全職員で必ず共有すべき事柄です。しかし、各部門の取り組みとなると、一般職員の中には「自分には関係ない」と聞いていないメンバーも多くなりがちで、また時間が長くなるにつれ、会議の冒頭で伝えられた最も重要な「法人として、施設としての取り組み」の部分まで記憶から抜け落ちてしまいます。「全職員に必ず伝えたい事」を厳選し、短時間でインパクトをもって伝えることが大切です。

参加者数、メンバーを再考する

　伝達が中心の会議であれば、必ずしも全出席メンバーが会議の初めから終わりまでいなくてはならないということもありません。初めの20 分で施設長から「全職員に必ず伝えたいこと」を伝えたら一般層の職員は退出し、リーダー層以上は引き続き各部門の取り組みについての情報共有を行うという方法もあります。この方法は、引き続き会議に参加するメンバーに「リーダー層以上は自部門だけでなく他部門も理解し、双方の連携により双方の業務の質を上げる役割がある」ことを再認識させる効果があります。また、後述しますが、一般層退出以降の伝達内容は、フロア会議等でリーダーから担当部署の一般層職員に伝えることとし、その役割を通して「自分がしっかり話を聴いて理解しておかなくてはいけない」という意識を高めることができます。

フロア会議等、少人数会議への落とし込み

　前述の職員会議の参加者を段階的に減らす方法をとるのであれば、職員会議の議事録をもとに、リーダー層以上の職員が自分の担当部署ととくに関連の深い内容について重点的に、フロア会議等の少人数会議で一般職員や非常勤職員へと伝達します。少人数かつ現場で一緒に仕事をしているメンバーでの会議になると、単なる伝達ではなく、その情報を自分たちの業務とどう結びつけるかを検討、決定する会議にすることも可能です。さらに、議事録が少人数会議への落とし込みで活用されることで、その完成度も上がってくるでしょう。

　職員会議がうまく機能している場合は、もちろん現状のままで問題ありませんが、負担感だけが強く、その効果がよくわからなくなっている場合は、新しいやり方を試みることもよいでしょう。

※　この記事は月刊誌「ＷＡＭ」平成２７年１２月号に掲載したものです。
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