仕事を効率的に進めるために

　仕事をしていて一番イライラするのは、必要なものがすぐに取り出せないとき。それは１枚の書類だったり、ホッチキスの針だったり、あるいはパソコンのなかにあるはずのファイルだったりする。それらを見つけ出せないことで、それまでの作業や思考が途切れてしまう。そんな経験を誰しもしているのではないでしょうか。

　かくいう私も、今でも焦って仕事をしていると、自分が決めたルールを守らなかったりして、結果そういう目に遭います。結論をいえば、「反省する前にやるべきことをやればいい」のですが、私のポリシーは「過去は問わない」ということ。そして思い立ったときに、「今から先の自分を作り出すため」に、自分の「頭」と「こころ」と「身の回り」の整理をすることをお勧めします。

　習慣は若いうちに身につけた方がいいに決まっていますが、自分を磨く、自分の仕事のレベルを向上させるということであれば、何かを始めるのに遅いということはありません。とにかく「即」始めることです。そして、それを継続する工夫をしましょう。

理想の机は「必要なものがすぐ取り出せる」

　まず、みなさん。自分の机の引き出しに何が入っているかわかりますか？目をつむって映像として浮かんできますか？何がどこにあるかわかっている、というのが整理ということと私は定義しています。

　今まで片付けや整理が苦手で避けてきた方は、この連載を通して、自分の整理の技術を「仕事がスムーズにできるレベル」までにしていきましょう。

　そう、私が探し物で多くの時間を浪費していた状態から抜け出し、人並に整理ができるようになったように、整理の前にまず今回は机の上の片付けから始めましょう。

　最初に取りかかるのは、毎日デスクワークをする机の上から。具体的な方法は、まず段ボール箱に机の上にあるものをすべて入れます。そこから、必要なもの、使用頻度が高いものだけを机の上に配置しましょう。「これは使っていないなー」というものは、思い切って処分しましょう。「それはできないな…」という方は、紙袋に入れてとりあえず机の下にでも置いておきます。期限は１カ月。その時になっても使わなかったら、処分することをもう一度考えましょう。まずは机の上をリセットします。“0”（ゼロ）にすることからスタートするのです。

　次にお勧めの方法は、自分がこんなふうなデスクにしたいというようなイメージ（写真のサンプル）などがあれば、それを椅子に座った時に見えるよう、机の前に貼り出しておくことです。人は心地よいものにひかれるものです。それを潜在的に、そして自然と求めるという欲求を働かせて、快適な仕事環境を維持していきましょう。

　理想の机とは、「必要な時に必要なものがすぐに取り出せる」こと。そして目指すべきは、「椅子に座ったままデスクワークができるような配置」です。

　そんな机があれば仕事に集中することができます。その結果、仕事もスムーズに進めることができるので、仕事も楽しくなってきます。

　快適な環境は自分の力で勝ち取りましょう。その力がきっと自分を支えてくれます。

※　この記事は月刊誌「ＷＡＭ」平成２４年４月号に掲載されたものです。
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