介護現場の現状

　居宅介護支援事業所と居宅サービス事業所の間では、ケアプランのサービス利用票（予定・実績）の情報が毎月やり取りされていますが、その多くが書面による郵送やＦＡＸ、対面による手渡しなどの手段で行われ、双方の事業所間で紙により受け渡しされるのが一般的な仕事の進め方となっていました。

　事業所間は書面でのやり取りとなるため、転記や手入力、報告書類の目視確認などの手間が大きいだけでなく、確認ミスが発生しないよう従業員の心理的負担も高いものがありました。また、書面への記載ミスが発生した場合には、請求返戻などの事務作業を増やすことにもつながっていました。

　一方、介護ソフトを導入したものの、書面で届いたケアプランをパソコンで再入力し、ＦＡＸ送付のためケアプランを再度紙に印刷し書類保管するといったように、介護ソフトをワープロソフトとして利用しているケースが多く、業務全体の効率化にはつながっておりません。

　このように介護現場は、スタッフの手間と時間、心理的なプレッシャーといった負担の軽減を図るとともに、職場環境を改善していくことが急務であるといえます。

業界共通のケアプラン標準仕様

　同一の介護ソフトを利用しているグループ介護事業法人内では、事業所間でデータ連携を可能としているケースもありますが、特定の介護ソフト向けに定めたデータ連携方法であるため、異なるベンダーの介護ソフト間では、ケアプランデータを連携することができません。

　そのような状況を改善すべく、多くの介護現場で利用されている異なる介護ソフト間でもケアプランのデータ連携が可能となるよう項目やフォーマット等のレイアウトを定義した「ケアプラン標準仕様」が厚生労働省主導のもと整備されました。

　ケアプラン標準仕様は「ケアプランデータ連携標準仕様書」としてまとめられ、ケアプランの第１表・第２表といった居宅サービス計画書や、第６表・第７表といったサービス利用票について、データの項目、並び順、含まれるデータ書式、データ形式等のフォーマットが規定され、令和６年７月に最新版として第４版の提供に至っています（最新の仕様等は公益社団法人国民健康保険中央会ウェブサイト（https://www.kokuho.or.jp/system/care/careplan/）でご確認ください）。

「ケアプランデータ連携システム」の３つのメリット

　今まで複数の事業所とその都度、紙を用いて行っていたケアプランのやり取りは、「ケアプランデータ連携システム」を利用したやり取りに順次置き換えていくことで、容易にデジタル化したメリットを受けることが可能となります。

　「ケアプランデータ連携システム」を利用することのメリットは３つ、『かんたん』、『あんしん』、『さくげん』です。ではその３つのメリットについてご説明します（図１）。

図１ ケアプランデータ連携システムの3つのメリット

�@『かんたん』：介護ソフトで作成されたケアプランの計画書（１表、2表）や提供票データ（6表、7表）のＣＳＶファイルを、マウス操作で簡単にドラッグ＆ドロップするだけでデータ送信の準備は完了。パソコン操作が苦手な方でも容易に操作できます。また、一度のマウス操作で複数事業所に一括してデータ連携をすることが可能となるため、システム導入事業所では毎月丸一日かかっていた郵送やＦＡＸなどの送付の手間が約30分で簡単に終わったという利用報告もあります。

�A『あんしん』：各種書面の記載ミスや書類不備が減り、事務作業の手戻りが減少します。介護報酬請求で使用されているセキュリティ方式を採用し、安全性は万全です。医療情報安全管理ガイドライン等に準じたセキュリティ対策や政府情報システムのためのセキュリティ評価制度（ＩＳＭＡＰ）で認定を受けたクラウドサービスを採用、高いセキュリティ水準を確保し、社会インフラとしてサービス継続が約束されている点もポイントです。また、システム利用にかかるＩＤ・パスワードや電子証明書の事務手続きについては、全国47都道府県に設置された国民健康保険連合会を通じた窓口対応や、ケアプラン専用のヘルプデスクを開設し24時間受付可能なお問い合わせフォームを提供するなど、導入から運用まで、システムご利用にあたって安心のサポート体制を提供しています。

�B 『さくげん』：「ケアプランデータ連携システム」を利用することで、大きなコスト削減が期待できます。１カ月あたり約13・４万円かかっていた人件費・印刷費・郵送費といった関連の費用を約半分まで抑えられる研究成果が報告されています。年間では約80万円の削減効果を見込むことができ、年間ライセンス料２・１万円の投資を十分に回収することが可能です。ケアプランのやり取りにかかる業務時間については、およそ１／３に抑えられる報告もされており、空いた時間をサービス利用者に接する時間や働き方改革を実行するツールとして使うことが期待されます。

　このように「ケアプランデータ連携システム」を導入・利用することによって、スタッフの負担を減らし、その結果として介護サービス利用者にかける時間を増やすことができ、ケアの質向上につなぐことが可能となります。なお、「ケアプランデータ連携システム」のサポートサイトに、本システムのメリットをわかりやすく説明したご紹介動画を掲載しております（https://www.careplan-renkei-support.jp/）。

「ケアプランデータ連携システム」の利用状況

　「ケアプランデータ連携システム」稼働に伴い、すでに本システムを導入された事業所や、利用をご検討されている事業所などから、近隣地域における利用状況を知りたいというご要望を踏まえ、全国各事業所の利用状況を福祉・保健・医療の総合情報サイト「ＷＡＭ ＮＥＴ」に掲載しました（https://www.wam.go.jp/wamappl/kpdrsys.nsf/top）。近隣地域での利用状況が地図を通じて視覚的に確認することができるだけでなく、地域別の一覧からの検索や直接事業所名を入力して検索することも可能です。

　他の事業所の利用状況を確認し、さらなるデータ連携先をマッチングする手段として活用していただければと思います（図２）。

図２ 「ケアプランデータ連携システム」の利用状況

※　この記事は月刊誌「ＷＡＭ」２０２３年１１月号に掲載された記事を一部編集したものです。
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